Ausgangssituation

Sie möchten Ihren Kunden ein Portal im Internet bieten, wo diese unter anderem Verträge und Dokumente einsehen sowie Schäden melden können. Für Vermittler siehe: Wie stelle ich für Vermittler Informationen und Services online zur Verfügung?

Lösung

Mit der assfinet collaboration können Sie diverse Möglichkeiten für Ihre Kunden und Vermittler anbieten. Durch sogenannte Freischaltungen ermöglichen Sie eine Erreichbarkeit auch außerhalb der Geschäftszeiten und Ihre Vermittler sind nicht auf Ihr MVP angewiesen.

Umsetzung

1. Öffnen Sie im MVP den Kunden der den Zugriff erhalten soll.

2. Klicken Sie im Menüband auf das Symbol Freischaltung. Sollte das Symbol Freischaltung nicht verfügbar sein, prüfen Sie ob Sie in der cloud das Recht des Administrators und im MVP Recht Fenster\Kundendaten\kundencloud\Freischaltung erhalten haben.

   1. sollte das Symbol grün Leuchten, existiert bereits eine Freischaltung auf den Kunden und Ihnen werden ggf. mehrere Freischaltung zur Auswahl gestellt. In diesem Fall wählen Sie eine passende Freischaltung aus.

   2. sollte noch keine Freischaltung auf den Kunden bestehen, wird der Name der anzulegenden Freischaltung abgefragt. Der Wert kann so einfach übernommen werden.

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3. Es öffnet sich nun die Freischaltung. Im oberen Bereich sehen Sie in dem linken Steuerelement den Namen der Freischaltung sowie weitere Steuerelemente. Auf der Seite sehen Sie die Abschnitte “Freischaltungen”, “Teilen”, “Geteilt mit Benutzer”, “Aktionen und Betreuer”, View Anpassen” und “InfoWidget Einstellungen”. Diese Steuerelemente werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.
   Beachten Sie, Änderungen an den Freischaltungen werden in der Regel sofort übernommen und benötigen keine explizite Speicherung. - Ausnahmen bieten eine manuelle Speicherfunktion an.

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Bereich: Steuerelemente

• Das Listenfeld zeigt den Namen der aktuell gewählten Freischaltung. Sie können über dieses Element einfach zu einer anderen Freischaltung wechseln. Somit müssen Sie nicht immer aus dem Kunden aus dem MVP abspringen.

• Mit der Schaltfläche “Neuanlage” legen Sie eine weitere Freischaltung an.

• Mit der Schaltfläche “Löschen”, wird die aktuell angezeigte Freischaltung gelöscht.

• Mit der Schaltfläche “Umbenennen”, können Sie die aktuell angezeigte Freischaltung umbenennen.

• Mit der Schaltfläche “Freischaltungsexport Kunden” erhalten Sie eine Übersicht im Dateiformat CSV die alle Freischaltungen aufgeschlüsselt nach Kunden, beinhaltet. (beinhaltet keine Freischaltungen ohne Kunden)

  • In diesem Export ist zudem eine Statistik über “Letzter Login”, “Letzter Schadenmeldung”, “Anzahl Anmeldungen dieser Monat”, “Anzahl Anmeldungen letzter Monat” und “Anmeldungen Insgesamt” enthalten. Siehe auch Wie erhalte ich eine Statistik über die Nutzung der collaboration

• Mit der Schaltfläche “Freischaltungsexport Verträge” erhalten Sie eine Übersicht im Dateiformat CSV die alle Freischaltungen aufgeschlüsselt nach Verträge, beinhaltet. (beinhaltet keine Freischaltungen ohne Verträge)

• Mit der Schaltfläche “Liste nicht freigegebener Kunden” erhalten Sie eine Auswertung, welche Kunden Sie noch nicht in die collaboration eingeladen haben. Siehe auch Wie kann ich Kunden ermitteln die in keiner Freischaltung vorhanden sind

Bereich: Freischaltungen

Tragen Sie in den Bereich den entsprechenden Kunden aus Ihrem Bestand ein. Falls Sie die Freischaltung durch einen Absprung aus der MVP Kundenmaske angelegt haben, wird der entsprechende Kunde hier bereits enthalten sein.

Wenn gewünscht, können Sie hier auch weitere Kunden eintragen. Sinnvoll z.B. bei Familien oder Hausverwaltungen die sie im MVP unter mehreren Kunden führen.

In diesem Beispiel umfasst die Freischaltung die Kundin Klara Muster und den Geschäftskunde Musterfirma. Somit benötigt Frau Muster die Inhaberin der Musterfirma ist, nur einen Zugang für Ihre Privaten und Geschäftlichen Informationen.

Sobald Sie die ersten Buchstaben des Kunden in das Feld eintragen, wird ihnen ein passendes Suchergebnis zur Auswahl angeboten.

Bereich: Teilen

In diesem Bereich bestimmen Sie im groben welche Informationen der Anwender sehen darf.

• Schäden einschließen: Frau Muster kann die Sie oder Ihr Unternehmen betreffende Schadenmeldungen einsehen. Unter Berücksichtigung das der dazugehörige Vertrag gesehen werden kann. Die Korrespondenz in Posteingang, Postausgang, Verlauf (also üblicherweise die Schadenmeldung in PDF Form und Kommunikation aus dem Vorgang) kann auch ohne Zugriff auf den Vertrag gesehen werden.

• Referenzadressen einsehen: Frau Muster kann bei z.B. bei Verträgen im Reiter Adressen auch die Referenzen für Risikoanschrift sehen.

  Bei Schadenmeldungen zu Verträgen der Sparten GEB, HRV, VGV-GEW und WGV wird die Risikoanschrift als Schadenort angeboten.

• Vorgänge teilen: siehe Wie können mehrere Benutzer in der collaboration den gleichen Vorgang einsehen?

• Verträge automatisch teilen: Ermöglicht es anhand des Eigenschaften eines Vertrages, ob dieser in der Collaboration dargestellt wird. Dieser Automatismus kann dabei optional auch nur bestimmte Sparten berücksichtigen.
  Alternativ können Sie diese Option auch deaktiviert lassen und die zu zeigenden Verträge einzeln angeben. Im Fall des manuellen teilen stehen Ihnen alle Verträge Ihrer Bestandes zur Auswahl. Wenn Sie z.B. Verträge von Kunden A einem Kunden B freischalten möchten (der Bedarf besteht oft bei der Sparte BAV), ist dies über den manuellen Weg möglich.
  Wir empfehlen die Funktion zu aktivieren und folgende Checkboxen zu aktivieren.

  Im speziellen werden für das automatische Teilen aus dem MVP die Information über Status, Datum des Angebotes, Datum des Antrags und Datum des Dokument als Indikatoren verwendet.

  • Die Optionen Anfrage, Angebot, Fremd, Fremdteil, Gesperrt, Info, Ruhend und Storno beziehen sich auf das Feld Status im Vertrag.

  • Die Option Antrag bezieht sich auf den Status EIGEN und einem beliebigen Datum im Feld Antrag.

  • Die Option Police bezieht sich auf den Status EIGEN und einem beliebigen Datum im Feld Dokument.

  • Die Option Eigen bezieht sich auf zwei mögliche Kombinationn: 1. den Status EIGEN und keinem Datum im Feld Antrag oder Dokument oder 2. den Status ANGEBOT und einem Datum im Feld Angebot. (Achtung: Verträge im Status Eigen mit einem verknüpften Policendokument und Dokumentendatum wird nur sichtbar wenn die Checkbox “Police” aktiviert wurde).

• Bei dem automatischen Teilen steht Ihnen zusätzlich die Funktion Grenzen Sie die Freigabe optional nach Sparten ein zur Verfügung. In diesem Beispiel wären nur Verträge der Sparten HRV und KFZ sichtbar.

  Die Dokumente aus den Postbeständen der nicht Freigegebenen Sparten werden ebenfalls nicht dargestellt, es sei den diese sind z.B. mit dem Kunden verknüpft und haben ein Schlagwort welches zur Teilung in der cloud angegeben ist.

• Grenzen Sie den Zugriff auf Dokumente mit einem individuellen Profil ein: Wählen Sie das passende Profil für die Dokumentenfreigaben aus. Üblicherwesie ist dies “Standard”. In Wie stelle ich ein Dokument über die collaboration zur Verfügung? ist beschrieben wie Sie weitere Profile anlegen können.

  • Wird ab Mitte Februar 2024 nach “Grenzen Sie den Zugriff auf Dokumente mit ihrem Standard- oder einem individuellen Replizierungsprofil ein:” umbenannt und zeigt zur leichteren Wiedererkennung neben dem Profilnamen auch die dadurch berücksichtigten Schlagwörter an.

Bereich: Aktionen und Betreuer

• Ansicht: Wählen Sie zwischen Privatkunden- und Gewerbekunden, Schadenmelderansicht und Kartenansicht. Dabei ist es nicht relevant ob es sich um einen Privat- oder Gewerbekunden handelt. Die Privatkundenansicht ist als Ansicht für VN zu empfehlen, die nur sehr wenige Informationen in Ihrem Bestand haben.
  Es gibt des weiteren die Schadenmelderansicht welche sich optisch an der Gewerbekundenansicht orientiert. Dies ist eine Ansicht für Mitarbeiter eines Gewerbekunden, die nur eine beschränkte Einsicht in den Bestand benötigen um Schäden zu melden und die eigenen sowie die der weiteren Mitglieder der Freischaltung (nicht wie üblich alle Schäden des Kunden) einsehen zu können.
  Seit September 2023 stellen zudem die Kachelansicht zur Verfügung. Siehe auch Wie kann die Kachelansicht vorkonfiguriert werden?

  
  
  

• Postbox: Standardmäßig wird an der rechten Bildschirmseite in der Seitenleiste oberhalb des Sachbearbeiters der Posteingang, Postausgang, Verlauf und Meldungen angezeigt.

  Wenn Sie die Postbox in der Menüleiste anzeigen lassen, wird stattdessen in der Kopfzeile die Postbox angeboten, innerhalb deren der Anwender die vier Punkte aufrufen kann.

  Sollte dem Anwender kein Sachbearbeiter angezeigt werden (die Funktion wird weiter unten Beschrieben), hätten Sie mit “Postbox in der Menüleiste” einen Platzgewinn.
  Diese Vorgabe kann von der Konfiguration der Kartenansicht übersteuert werden: