Wie kann ich Dokumente automatisch zuordnen?

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Inhaltsverzeichnis:

Ausgangssituation

Sie wollen Dokumente automatisch zuordnen.

Lösung

Das DMS kann für die Zuordnung zu Kunden/Verträgen/Schäden entsprechende Automatismen nutzen.

Vorgehen

Gehen Sie auf den Reiter “Eigen → Dokumenteneingang”.

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Dort öffnet sich eine Übersicht der Dokumente. Um Gesellschaftspost digital via BiPRO zu empfangen, muss eine entsprechende Konfiguration im Con:center (aktivierte Con:center-Anbindung) erfolgt sein. 

Der Dokumenteneingang entspricht einem zentralen Postkorb je Mitarbeiter. Er kann von jedem Benutzer so individuell eingerichtet werden, dass alle gewünschten Posteingänge eingesehen werden können. Dort befinden sich eigene Dokumente (Nachträge, Policen, Rechnungen).

Dokumente, die zentral im Dokumenteneingang abgelegt werden, können entweder manuell oder automatisch AMS-Objekten zugeordnet werden.  

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Die manuelle Zuordnung erfolgt über den roten Bereich auf der rechten Seite.

Nach Auswahl des gewünschten Ablageobjekts erscheint ein Archivierungsdialog, in dem verschiedene Einstellungen für das Dokument – u. a. Titel und Verzeichnis im Postbestand – vorgenommen werden können, die die Verwaltung im AMS erleichtern. 

Die automatische Zuordnung erfolgt erfolgt über den entsprechenden Button auf der linken Seite. Dabei wird das Dokument nach verschiedenen Kriterien vom System geprüft und automatisch im Postbestand des vom System vorgeschlagenen AMS-Objekts (z.B. zugehöriger Kunde oder Vertrag) abgelegt.

Analog zur automatischen Zuordnung erfolgt eine zusätzliche Systembenachrichtigung (msx-Datei) in den Posteingang des hinterlegten Sachbearbeiters.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die automatische Zuordnung nur mit BiPRO-Dokumenten funktioniert.

Hinweis: Können Dokumente nicht automatisch zugeordnet werden (wegen schlecht geführtem Datenbestand seitens VU), können Datensätze wie VU-Nummer/Vermittlerkonto manuell nachgepflegt werden. Nach 2. Identifizierung werden angepasste Datenbestände angezeigt.

Einstellung

Um die automatische Zuordnung zu aktivieren, gehen Sie auf den Reiter “Systemverwaltung → Einstellungen → Reiter Dokumenteneingang”.

Diese Einstellungen gelten lediglich für BiPRO-Dokumente. Das greift nicht für "normale" E-Mails. E-Mails mit konkretem Vorgangskennzeichen werden zwar auch automatisch zugeordnet und der Vorgangsbearbeiter wird dabei informiert, aber das hat nichts damit zu tun. 

Button “Vorschlag”

Vorgeschlagene Zuordnungen können vor der endgültigen Archivierung überprüft und geändert werden. Hat AMS das Dokument als Zuordnungsdokument erkannt, kann die Zuordnung durch einen Klick auf "Vorschlag" bestätigt und das Dokument im Archivierungsdialog archiviert werden.

Bei Dokumenten, welche per BiPro-Schnittstelle ins System eingespielt werden wird der vom Versicherer beigefügte Header nach Kundenname/ Vertragsnummer/ Schadennummer geprüft. Bei möglichen Übereinstimmungen erzeugt das System entsprechende Einträge in der Vorschlagsliste. Bei mit AMS empfangenen E-Mails wird das Feld „E-Mail privat“ beim Kunden auf mögliche Übereinstimmungen geprüft. Bei einem Treffer wird der Kunde und all seine Verträge der Vorschlagsliste hinzugefügt. Werden Antwort-E-Mails auf Vorgänge mit dem AMS empfangen, so prüft AMS den Vorgangs-Ident-String auf eine mögliche Übereinstimmung und fügt das Ergebnis ggf. der Vorschlagsliste bei. 

Eingescannte Dokumente manuell zuordnen

Eingescannte Dokumente, die über das DMS-Verzeichnis in den jeweiligen Dokumenteneingang importiert werden, können nicht automatisch zugeordnet oder mit einem Vorschlag versehen werden. Sie müssen daher manuell zugeordnet werden.

Button “Verweis”

Im Dokumenteneingang kann AMS keine eindeutige Zuordnung vornehmen, wenn die Vorgangsnummer nicht gefunden wird. AMS erkennt die Vorgangsnummer einer eingehenden E-Mail, wenn diese in der Betreffzeile im gleichen Schema angegeben ist, wie es in den Einstellungen unter “Systemverwaltung → Einstellungen → Reiter E-Mail“ konfiguriert wurde.

Mit dem Button „Automatische Zuordnung“ öffnet sich der Dialog „DMS – Dokumente über Vorschlagsliste zuordnen“. Im Unterpunkt „Optionen zur Ablage“ können Parameter für die automatische Zuordnung bestimmt werden.  

  • Bei Zuordnung jedes Dokuments kann ein Archivierungsdialog angezeigt werden, um die Eigenschaften jedes Dokuments individuell zu hinterlegen.  

  • Zu jedem zugeordneten Dokument kann Wiedervorlagetermin (Aufgabe) für einen Benutzer und/oder einen Berater (Vermittler) bzw. Sachbearbeiter erzeugt werden. 

  • über die rote Markierung lassen sich weitere Parameter bestimmen.

BiPRO-Dokumente, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten, verbleiben im Dokumenteneingang und müssen manuell zugeordnet werden.

Die Dokumente können auch in den Postkorb anderer Mitarbeiter verschoben werden, wenn diese die Dokumente besser bearbeiten können.