Wie werden Dokumente und E-Mails automatisch kategorisiert und verwaltet?

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Inhaltsverzeichnis:

Ausgangssituation

Sie wollen Ihre Dokumente und E-Mails automatisch kategorisieren und verwalten.

Lösung

Mithilfe der Ablage und der Ordnerstruktur im Dokumenteneingang ist dies problemlos möglich.

Vorgehen

Gehen Sie auf den Reiter “Eigen → Dokumenteneingang”. Dort können Sie im rechten Bereich des Menübands die Ordnerliste anzeigen.

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Nun sehen Sie auf der linken Seite des Dokumenteneingangs eine automatisch erstellte Ordnerstruktur mit drei Kategorien:

  • E-Mails: Enthält eingehende E-Mails.

  • Systembenachrichtigungen: MSX-Dateien, wie beispielsweise Updates zu Vorgängen oder Erinnerungen, werden automatisch zugeordnet. Wenn Unterordner gewünscht sind, lässt sich die Zuordnung der MSX-Updates mithilfe von Regedit so anpassen, dass sie direkt im Posteingang erscheinen.

Hinweis: Regedit bedeutet Registry Eintrag. Dieser kann in den AMS Systemeinstellungen in der Systemverwaltung so konfiguriert werden, dass alle eingehenden Vorgänge direkt im Posteingang landen. Sollten Sie Fragen zur Einrichtung haben, wenden Sie sich bitte über unser Kundenportal an unseren Support.

 

  • assfinet Data: Beinhaltet assfinet data-Lieferungen (BiPRO). Dokumente werden automatisch zugeordnet und nach der Zuordnung nicht mehr im Dokumenteneingang angezeigt. Unklare Dokumente bleiben im Dokumenteneingang zur manuellen Zuordnung.

  • Lokale Dokumente: Umfasst Dokumente aus lokaler Verarbeitung (Scan, Drag & Drop, Filesystem).

Wird ein Dokument per Drag & Drop in einen falschen Unterordner verschoben, erkennt AMS dies und legt die Datei automatisch im richtigen Unterordner ab.

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Jede Kategorie hat einen eigenen Ordner für gelöschte Dokumente. Der Ordner "Entwürfe" wird automatisch erstellt, wenn E-Mail-Entwürfe erstellt werden und ist nicht mehr sichtbar, wenn keine Entwürfe vorhanden sind.

 

 

Noch Fragen? Ist etwas unklar geblieben?

Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben, die in diesem Artikel nicht behandelt oder erklärt wurden, wenden Sie sich gerne über unser Kundenportal an unseren Support.