Inhaltsverzeichnis:

Ausgangssituation

Ihnen liegt ein digitaler Kontoauszug im Format MT940 oder Camt053 vor, den Sie in ams.5 importieren möchten, um automatisiert die offenen Posten auszuziffern.

Lösung

Nutzen Sie die Funktion “Kontoauszug importieren” im Menüband “Rechnungswesen”.

Open

Benötigt wird das Benutzerrecht “Menü → Rechnungswesen → Kontoauszug importieren”.

Vorgehen

Sie gelangen in den Arbeitsbereich “Kontoauszug importieren”. Der Arbeitsbereich ist in drei Abschnitte unterteilt:

1. Das Menü (rot)

2. Die Positionsliste (blau)

3. Der Zuordnungsdialog (grün)

Open

Kontoauszug importieren

Um die Ihnen vorliegende Kontoauszugs-Datei zu importieren, wählen Sie im ersten Schritt “Kontoauszug importieren” im Menüband.

Wählen Sie anschließend die Datei in Ihrem Dateiverzeichnis aus, die Sie importieren möchten.

Zuordnung

Die Zuordnung der Positionen des Kontoauszugs zu den offenen Post4en in Ihrem System wird beim Import automatisch vorgenommen. Das Ergebnis sehen Sie in der Positionsliste in der Spalte “Zuordnung”.

Folgende Zuordnungsergebnisse gibt es:

• OPNR (grün hinterlegt): Die Abrechnungsnummer konnte aus dem Verwendungszweck extrahiert und die Zahlung darüber eindeutig der Abrechnung zugeordnet werden.

• Ausgleich möglich: Es wurde eine passende Abrechnung vom Zahlungsabsender gefunden, jedoch gab es kein eindeutiges Zuordnungsmerkmal (Abrechnungsnummer)

• keine: es konnte keine Zuordnung des Zahlungseingangs zu einem offenen Posten vorgenommen werden.

Automatisierte Zuordnung

Alle zugeordneten Positionen werden automatisch über die Checkbox markiert. Diese Zahlungseingänge können direkt über die Menüfunktion “Markierte buchen” gebucht werden. Das auf dem Kontoauszug vermerkte Zahlungseingangsdatum wird dann als Buchungsdatum verwendet.

Eine Kontrolle der Zuordnung kann im gleichnamigen Dialog auf der rechten Seite des Arbeitsbereichs vorgenommen werden. Der Kunde wird automatisch ausgewählt (Kontokorrent-Auswahl), im unteren Bereich werden alle offenen Abrechnungen des Kunden dargestellt. In der Abrechnungen-Auswahl ist eine Abrechnung automatisch gewählt worden, die gemäß Verwendungszweck zum Vertrag und zum gezahlten Betrag passt.

Über die Menüfunktion “Abrechnungsjournal” wird die zugeordnete Abrechnung im Abrechnungsjournal geöffnet. Dort können beispielsweise die Rechnungspositionen eingesehen werden.

Eine bestehende Zuordnung kann über “Zuordnung löschen” entfernt werden.

Alle übrigen Positionen ohne Zuordnung können Sie über den Zuordnungsdialog manuell zuordnen

Manuelle Zuordnung

Die manuelle Zuordnung kann für alle Positionen vorgenommen werden, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten. Auch kann eine automatisch zugeordnete Position manuell angepasst werden.

Der Zuordnungsdialog untergliedert sich in drei Bereiche:

1. Die Kontokorrekt-Auswahl: Hier wird der passende Debitor/Kreditor - also Kunde, Gesellschaft oder Vermittler - des Zahlungseingangs gewählt. Den Absender gemäß Kontoauszug können Sie der Positionsliste entehmen. Wenn im nächsten Schritt keine passende Abrechnung ausgewählt werden kann oder soll, kann in diesem Bereich die Zahlung als “Vorauszahlung” dieses Kontokorrenten markiert werden.

2. Die Abrechnungen-Auswahl: Hier werden die Abrechnungen aus der Liste der offenen Posten selektiert und eine oder mehrere Abrechnungen zum Ausgleich ausgewählt. Ist der Kontokorrekt bereits im ersten Schritt ausgewählt worden, werden im unteren Bereich alle ihm zugehörigen offenen Abrechnungen angezeigt. Diese können durch Suchfilter weiter eingeschränkt und durchsucht werden. Ist kein Kontokorrent ausgewählt, wird ein umfangreicherer Selektionsdialog angeboten, der die gesamte Liste der offenen Posten durchsucht. Der Selektionsdialog wird mit den extrahierten Werten aus z.B. dem Verwendungszweck vorbelegt. Mit diesen Werten kann i.d.R. keine Abrechnung gefunden werden, sonst wäre diese bereits automatisch zugeordnet worden. Hier müssen demzufolge bei der manuellen Zuordnung die Selektionskriterien angepasst und über “Selektion” erneut die Liste der offenen Posten durchsucht werden.

3. Die Klärkonten: Sollte der Zahlungsabsender nicht namentlich bekannt sein, kann der Zahlungseingang auf ein Klärkonto gebucht werden. Die Klärkonten unterscheiden lediglich die Objekte “Kunde”, “Versicherer (Gesellschaft)” und “Vermittler”. Nutzen Sie dazu im Zuordnungsdialog die gleichnamigen Radio-Buttons oder die gleichnamigen Funktionen im Menüband.

Nachdem die gewünschte Zuordnung vorgenommen wurde, kann die Position über die Checkbox markiert und über die Menüfunktion “Markierte buchen” gebucht werden. Wir empfehlen, erst alle Positionen zuzuordnen und dann gemeinsam in einem Schritt zu buchen.

Enthält der Kontoauszug Positionen, die nicht gebucht werden sollen, können diese über “Löschen” aus der Positionsliste entfernt werden.

Abweichungen

Abweichungen, die durch die manuelle oder die automatische Zuordnung identifiziert wurden, werden in der Spalte “Abweichungen” in der Positionsliste dargestellt.

Anmerkungen

In ams.5 pro kann der Kontoauszugsimport mit der geplanten Aufgabe “MT940 Import” automatisiert werden.

Zur automatischen Zuordnung wird der Verwendungszweck hinsichtlich der Abrechnungsnummer durchsucht:

• Standardmäßig wird folgende Zeichenfolge gesucht: vier Zahlen im Bereich von 0-9, ein Slash ( / ) und dann weitere neun Zahlen zwischen 0 und 9. → 2024/000054321

• Dies entspricht dem regulären Ausdruck: [0-9]{4}\/[0-9]{9}.

• Wir passen den regulären Ausdruck gerne für Sie an. Dazu müssen Sie definieren welche Varianten von Abrechnungsnummern gefunden werden sollen (z.B: 2024 54321). Kontaktieren Sie uns dazu gerne über unser Kundenportal.