Ausgangssituation

Sie möchten Ihren Kunden und Vermittlern Dokumente aus dem Bestand des MVP zur Verfügung stellen.

Lösung

Über die collaboration können Sie Dokumente sowohl automatisiert als auch manuell freigeben.

Das automatisierte Vorgehen anhand von Dokumententypen und Schlagwörtern ist zu bevorzugen. Damit können Sie außerdem wird auch den Informationsgehalt ihres Dokumentenmanagements erhöhen.

Das manuelle Vorgehen an einzelnen Dokumenten sollte nur im Ausnahmefall genutzt werden.

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Vorgehen

Vorgehen für mehrere Dokumente anhand von Dokumententypen und Schlagworten

1. Gehen Sie im ams über “Systemverwaltung → assfinet cloud verwalten → Dienste konfigurieren” in die Konfiguration Ihrer collaboration.

2. Öffnen Sie im Reiter “Allgemein” den Punkt “Replizierung”.

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3. In dem Standardprofil können Sie die Schlagwörter festlegen, die ein Dokument haben muss, damit dies automatisch in der collaboration angezeigt wird. In dem Beispiel sind dies PFERD, PORTAL und SCHADEN.

    

4. Sollten Sie für verschiedene Benutzer der collaboration andere Schlagwörter verwenden wollen, können Sie zusätzlich individuelle Profile anlegen. Im Folgenden Beispiel sind 4 Profile mit unterschiedlichen Schlagwörtern angelegt.

    

5. In der Freischaltung der Versicherungsnehmer oder der Vermittler geben Sie anschließend an, welches Profil genutzt werden soll.

Vorgehen für einzelne Dokumente

1. Geben Sie dem Empfänger Zugriff auf die collaboration. (siehe auch: Wie stelle ich für Kunden Informationen und Services online zur Verfügung?)

2. Gehen Sie in den Postbestand des Kunden, Vertrages, etc MVP und wählen das Dokument, das Sie freigeben möchten.

3. Wählen Sie den Menüpunkt "Archivierungsdaten bearbeiten".

4. Setzen Sie das Zugriffsrecht "Web-Anwender (System)".
   ACHTUNG: Falls unter “Systemverwaltung → Einstellungen → Allgemein” die Einstellung “Dokumentenrechte mit Benutzerrechen vorbelegen” aktiviert ist, wird ams hier ggf. Rechte vergeben, die nicht für das einzelne Dokument gewünscht sind.

5. Speichern und schließen Sie das Menü.

Anmerkungen

• Bitte beachten Sie die maximale Dateigröße von rund 800MB für den Upload in die cloud.

  • Bei Dokumenten dieser ungewöhnlichen Größe ist grundsätzlich zu prüfen, ob die Speichergröße angemessen ist. Unabhängig von der cloud müssen Sie die Speicherkapazitäten und Performance solcher Dokumente auch im MVP bereit stellen.

• Die collaboration beinhaltet eine Dokumentenvorschau, die u.a. folgende Dateiformate unterstützt: EML, MSG, JPG, BMP, GIF, PDF, PNG und weitere. In EML und MSG können die darin enthaltenen Anhänge lokal gespeichert werden.

• Durch das Setzen des Zugriffsrecht "Web-Anwender (System)" wird im MVP im Hintergrund das Schlagwort PORTAL vergeben. Die collaboration ist so eingerichtet, dass Dokumente mit dem Schlagwort PORTAL dem entsprechenden Kunden freigegeben werden.

  • Wird ein Dokument über ams6 oder assfinet data abgerufen, also nicht über ams.5, muss das Schlagwort PORTAL ebenfalls gesetzt sein, damit es in der collaboration angezeigt wird.

• Dokumententypen werden im ams automatisch auch als Schlagwort an dem Dokument hinterlegt.

• In der collaboration kann den Dokumententyp vom Anwender zur Filterung verwendet werden:

   

• Siehe auch: Dokument priorisiert als "Wichtige Dokumente" in der Collaboration darstellen

• Bei den Profilen kann auch ein Schlagwort auf die Blacklist gesetzt werden. Siehe auch Wie kann ich Informationen in einer Freigabe unterdrücken?

• Bei den Profilen kann auch ein Schlagwort für die Dokument vergeben werden, die der Anwender in der collaboration erzeugt. Hier bietet sich das Schlagwort PORTAL an, da dies der Benutzer üblicherweise sieht und so seine selbst eingebrachten Dokumente im Bestand (und nicht nur im Verlauf) sehen kann.

• Siehe auch: Wie kann ich prüfen, ob ein Dokument in der cloud verfügbar ist?

• Zur Anpassung des Schlagwortes zum Zugriffsrecht “Web-Anwender (System)” siehe: Wie kann ich das Systemschlagwort zum Postbestand Zugriffsrecht "Web-Anwender (System)" anpassen oder zurücksetzen?