Wie stelle ich für Kunden Informationen und Services online zur Verfügung?

Owned by Thiemo Schuff
Last updated: Nov. 11, 2024 by Thiemo Schuff
12 min read

Ausgangssituation

Sie möchten Ihren Kunden ein Portal im Internet bieten, wo diese unter anderem Verträge und Dokumente einsehen sowie Schäden melden können. Für Vermittler siehe: Wie stelle ich für Vermittler Informationen und Services online zur Verfügung?

Lösung

Mit der assfinet collaboration können Sie diverse Möglichkeiten für Ihre Kunden und Vermittler anbieten. Durch sogenannte Freischaltungen ermöglichen Sie eine Erreichbarkeit auch außerhalb der Geschäftszeiten und Ihre Vermittler sind nicht auf Ihr MVP angewiesen.

Umsetzung

  1. Öffnen Sie im MVP den Kunden der den Zugriff erhalten soll.

  2. Klicken Sie im Menüband auf das Symbol Freischaltung. Sollte das Symbol Freischaltung nicht verfügbar sein, prüfen Sie ob Sie in der cloud das Recht des Administrators und im MVP Recht Fenster\Kundendaten\kundencloud\Freischaltung erhalten haben.

    1. sollte das Symbol grün Leuchten, existiert bereits eine Freischaltung auf den Kunden und Ihnen werden ggf. mehrere Freischaltung zur Auswahl gestellt. In diesem Fall wählen Sie eine passende Freischaltung aus.

    2. sollte noch keine Freischaltung auf den Kunden bestehen, wird der Name der anzulegenden Freischaltung abgefragt. Der Wert kann so einfach übernommen werden.

  3. Es öffnet sich nun die Freischaltung. Im oberen Bereich sehen Sie in dem linken Steuerelement den Namen der Freischaltung sowie weitere Steuerelemente. Auf der Seite sehen Sie die Abschnitte “Freischaltungen”, “Teilen”, “Geteilt mit Benutzer”, “Aktionen und Betreuer”, View Anpassen” und “InfoWidget Einstellungen”. Diese Steuerelemente werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.
    Beachten Sie, Änderungen an den Freischaltungen werden in der Regel sofort übernommen und benötigen keine explizite Speicherung. - Ausnahmen bieten eine manuelle Speicherfunktion an.

Bereich: Steuerelemente

  • Das Listenfeld zeigt den Namen der aktuell gewählten Freischaltung. Sie können über dieses Element einfach zu einer anderen Freischaltung wechseln. Somit müssen Sie nicht immer aus dem Kunden aus dem MVP abspringen.

  • Mit der Schaltfläche “Neuanlage” legen Sie eine weitere Freischaltung an.

  • Mit der Schaltfläche “Löschen”, wird die aktuell angezeigte Freischaltung gelöscht.

  • Mit der Schaltfläche “Umbenennen”, können Sie die aktuell angezeigte Freischaltung umbenennen.

  • Mit der Schaltfläche “Freischaltungsexport Kunden” erhalten Sie eine Übersicht im Dateiformat CSV die alle Freischaltungen aufgeschlüsselt nach Kunden, beinhaltet. (beinhaltet keine Freischaltungen ohne Kunden)

  • Mit der Schaltfläche “Freischaltungsexport Verträge” erhalten Sie eine Übersicht im Dateiformat CSV die alle Freischaltungen aufgeschlüsselt nach Verträge, beinhaltet. (beinhaltet keine Freischaltungen ohne Verträge)

  • Mit der Schaltfläche “Liste nicht freigegebener Kunden” erhalten Sie eine Auswertung, welche Kunden Sie noch nicht in die collaboration eingeladen haben. Siehe auch Wie kann ich Kunden ermitteln die in keiner Freischaltung vorhanden sind

Bereich: Freischaltungen

Tragen Sie in den Bereich den entsprechenden Kunden aus Ihrem Bestand ein. Falls Sie die Freischaltung durch einen Absprung aus der MVP Kundenmaske angelegt haben, wird der entsprechende Kunde hier bereits enthalten sein.

Wenn gewünscht, können Sie hier auch weitere Kunden eintragen. Sinnvoll z.B. bei Familien oder Hausverwaltungen die sie im MVP unter mehreren Kunden führen.

In diesem Beispiel umfasst die Freischaltung die Kundin Klara Muster und den Geschäftskunde Musterfirma. Somit benötigt Frau Muster die Inhaberin der Musterfirma ist, nur einen Zugang für Ihre Privaten und Geschäftlichen Informationen.

Sobald Sie die ersten Buchstaben des Kunden in das Feld eintragen, wird ihnen ein passendes Suchergebnis zur Auswahl angeboten.

Bereich: Teilen

In diesem Bereich bestimmen Sie im groben welche Informationen der Anwender sehen darf.

  • Schäden einschließen: Frau Muster kann die Sie oder Ihr Unternehmen betreffende Schadenmeldungen einsehen. Unter Berücksichtigung das der dazugehörige Vertrag gesehen werden kann. Die Korrespondenz in Posteingang, Postausgang, Verlauf (also üblicherweise die Schadenmeldung in PDF Form und Kommunikation aus dem Vorgang) kann auch ohne Zugriff auf den Vertrag gesehen werden.

  • Referenzadressen einsehen: Frau Muster kann bei z.B. bei Verträgen im Reiter Adressen auch die Referenzen für Risikoanschrift sehen.

    Bei Schadenmeldungen zu Verträgen der Sparten GEB, HRV, VGV-GEW und WGV wird die Risikoanschrift als Schadenort angeboten.

  • Vorgänge teilen: siehe Wie können mehrere Benutzer in der collaboration den gleichen Vorgang einsehen?

  • Verträge automatisch teilen: Ermöglicht es anhand des Eigenschaften eines Vertrages, ob dieser in der Collaboration dargestellt wird. Dieser Automatismus kann dabei optional auch nur bestimmte Sparten berücksichtigen.
    Alternativ können Sie diese Option auch deaktiviert lassen und die zu zeigenden Verträge einzeln angeben. Im Fall des manuellen teilen stehen Ihnen alle Verträge Ihrer Bestandes zur Auswahl. Wenn Sie z.B. Verträge von Kunden A einem Kunden B freischalten möchten (der Bedarf besteht oft bei der Sparte BAV), ist dies über den manuellen Weg möglich.
    Wir empfehlen die Funktion zu aktivieren und folgende Checkboxen zu aktivieren.

    Im speziellen werden für das automatische Teilen aus dem MVP die Information über Status, Datum des Angebotes, Datum des Antrags und Datum des Dokument als Indikatoren verwendet.

    • Die Optionen Anfrage, Angebot, Fremd, Fremdteil, Gesperrt, Info, Ruhend und Storno beziehen sich auf das Feld Status im Vertrag.

    • Die Option Antrag bezieht sich auf den Status EIGEN und einem beliebigen Datum im Feld Antrag.

    • Die Option Police bezieht sich auf den Status EIGEN und einem beliebigen Datum im Feld Dokument.

    • Die Option Eigen bezieht sich auf zwei mögliche Kombinationn: 1. den Status EIGEN und keinem Datum im Feld Antrag oder Dokument oder 2. den Status ANGEBOT und einem Datum im Feld Angebot. (Achtung: Verträge im Status Eigen mit einem verknüpften Policendokument und Dokumentendatum wird nur sichtbar wenn die Checkbox “Police” aktiviert wurde).

  • Bei dem automatischen Teilen steht Ihnen zusätzlich die Funktion Grenzen Sie die Freigabe optional nach Sparten ein zur Verfügung. In diesem Beispiel wären nur Verträge der Sparten HRV und KFZ sichtbar.

    Die Dokumente aus den Postbeständen der nicht Freigegebenen Sparten werden ebenfalls nicht dargestellt, es sei den diese sind z.B. mit dem Kunden verknüpft und haben ein Schlagwort welches zur Teilung in der cloud angegeben ist.

  • Grenzen Sie den Zugriff auf Dokumente mit einem individuellen Profil ein: Wählen Sie das passende Profil für die Dokumentenfreigaben aus. Üblicherwesie ist dies “Standard”. In Wie stelle ich ein Dokument über die collaboration zur Verfügung? ist beschrieben wie Sie weitere Profile anlegen können.

    • Wird ab Mitte Februar 2024 nach “Grenzen Sie den Zugriff auf Dokumente mit ihrem Standard- oder einem individuellen Replizierungsprofil ein:” umbenannt und zeigt zur leichteren Wiedererkennung neben dem Profilnamen auch die dadurch berücksichtigten Schlagwörter an.

Bereich: Aktionen und Betreuer

  • Ansicht: Wählen Sie zwischen Privatkunden- und Gewerbekunden, Schadenmelderansicht und Kartenansicht. Dabei ist es nicht relevant ob es sich um einen Privat- oder Gewerbekunden handelt. Die Privatkundenansicht ist als Ansicht für VN zu empfehlen, die nur sehr wenige Informationen in Ihrem Bestand haben.
    Es gibt des weiteren die Schadenmelderansicht welche sich optisch an der Gewerbekundenansicht orientiert. Dies ist eine Ansicht für Mitarbeiter eines Gewerbekunden, die nur eine beschränkte Einsicht in den Bestand benötigen um Schäden zu melden und die eigenen sowie die der weiteren Mitglieder der Freischaltung (nicht wie üblich alle Schäden des Kunden) einsehen zu können.
    Seit September 2023 stellen zudem die Kachelansicht zur Verfügung. Siehe auch Wie kann die Kachelansicht vorkonfiguriert werden?



 

  • Postbox: Standardmäßig wird an der rechten Bildschirmseite in der Seitenleiste oberhalb des Sachbearbeiters der Posteingang, Postausgang, Verlauf und Meldungen angezeigt.

    Wenn Sie die Postbox in der Menüleiste anzeigen lassen, wird stattdessen in der Kopfzeile die Postbox angeboten, innerhalb deren der Anwender die vier Punkte aufrufen kann.

    Sollte dem Anwender kein Sachbearbeiter angezeigt werden (die Funktion wird weiter unten Beschrieben), hätten Sie mit “Postbox in der Menüleiste” einen Platzgewinn.
    Diese Vorgabe kann von der Konfiguration der Kartenansicht übersteuert werden: Wie können Elemente in der Kopfzeile der Kachelansicht angepasst werden?

  • Primärkontakt festlegen: Muss aktiviert werden, um dem Benutzer Rechte für weitere Funktionen zu geben. Die dadurch verfügbaren Funktionen, können einzeln gesteuert werden.

  • Freischaltungs-Profile: viele der Konfigurationen können unter assfinet collaboration -> in Freischaltungs-Profile vorbelegt und an dieser Stelle ausgewählt werden. Dies erleichtert Ihnen das Freischalten der einzelnen Kunden. Auf diese Funktion sollten Sie zurückgreifen, wenn sie in dem üblichen Freischaltung routiniert geworden sind. Siehe auch: Wie kann ich Mengen an Benutzern in der collaboration die gleichen Rechte vergeben

  • Getrennte Freischaltungen für eingeladene Mitarbeiter: Zur Steuerung für gemeinsame oder einzelne Freischaltungen. Siehe: Wie kann ein Versicherungsnehmer weitere Benutzer für den Zugriff auf seinen Bestand in der collaboration freigeben?

  • Nur Abrechenbare Verträge anzeigen: Im Fall von Sammelverträgen werden dem Benutzer nur der Sammelvertrag oder nur die Unterverträge angezeigt. - Je nachdem worüber die Abrechnung erfolgt.

  • Produktnamen statt Risiko anzeigen: Diese Einstellung hat nur in der Privatkundenansicht Auswirkungen. Sie können damit zwischen zwei verschiedenen Quellen aus Ihrem Bestand wählen die angezeigt werden sollen.

    Als “Risiko” ist der berechnete Wert “Risiko Allgemein” gemeint, welcher im ams z.B. in der Vertragsliste des Kunden angezeigt werden kann:

    Als “Produktname” ist die Produktbezeichnung des Produktes gemeint. Diese Information ist nur verfügbar wenn Sie in Ihrem Bestand Produkte angelegt (Organisation → Produkte verwalten) haben und die Produkte bei in Verträgen hinterlegt haben.

    • Beachten Sie, das der Benutzer in seinen Persönlichen Einstellungen per Schieberegler “Produktbezeichnung als Überschrift” gegensteuern kann.

  • Dokumente neu abgrenzen: Setzt alle Dokumente alter als das Datum als gelesen und alle Dokumente neuer als das Datum als ungelesen.

  • Nachrichten (bzw. Vorgänge) aktivieren: Das Recht wird u.a. benötigt für: Schadenmeldung, Nachrichten senden, Fragen beantworten, Vertragserfassung und Angebotsberechnung. Sobald Sie dem Anwender mehr als nur die blosse Bestandseinsicht geben wollen, sollten Sie diese Funktion aktivieren.

  • “Nachricht senden” am Betreuer anzeigen: Der Anwender erhält die Schaltfläche “Nachrichten senden” und kann damit eine Nachricht direkt per Vorgang im MVP auslösen. - Dies ist Sinnvoll, damit der Anwender stattdessen keine E-Mails an Sie sendet.

     

  • E-Mailadresse des Betreuers ausblenden: Die E-Mailadresse des Betreuers wird nicht mehr angezeigt, um den Anwender von dem senden von E-Mail abzuhalten.

  • Kundenerfassung: Der Anwender hat die Möglichkeit weitere Kunden in dem Bestand aufzunehmen.

  • Vertragserfassung: Frau Muster kann weitere Verträge erfassen. Die Verträge werden mit dem Status FREMD in den Bestand aufgenommen und es wird zudem ein Vorgang vom Type Beratung angelegt. Siehe auch: Wie können Versicherungsnehmer und Vermittler weitere Verträge im Bestand erfassen?

  • Schadenerfassung: Frau Muster kann Schäden melden. (Beim melden haben die Anwender die Möglichkeit diese Zwischenzuspeichern, womit es auch anderen Benutzern mit zugriff auf den Kunden möglich wäre diese weiter zu bearbeiten). Siehe auch: Wie können Versicherungsnehmer und Vermittler Schäden melden

    • Schadenmeldung am Kunden möglich: Frau Muster muss für die Schadenmeldung nicht den dazu passenden Vertrag nennen. Dies erleichtert es den Anwender in der collaboration, allerdings entsteht dadurch im MVP mehr Aufwand den Vertrag dann dort zuzuordnen. - Sollte somit nur mit bedacht zur Verfügung gestellt werden.

    • Schadenmeldung für Fremdverträge möglich: Der Anwender kann Schäden zu Fremdverträgen erfassen

    • Schadenmeldungen müssen Freigegeben werden: Hiermit kann ein 4-Augen Prinzip implementiert werden. Frau Muster darf zwar Schäden melden, diese werden aber nicht in das MVP übertragen. Für die Übertragung ist ein weiterer Benutzer in der collaboration nötig, der Einblick auf die Schäden des Kunden hat und das Recht “Benutzer kann Schadenmeldungen freigeben” hat. ACHTUNG: Wenn Sie diese Funktion aktivieren, wird auch ein Benutzer benötigt, der in der Gewerbekundenansicht die Schadenmeldungen für die Übertragung ins MVP freigeben zu kann.

    • Benutzer kann Schadenmeldungen freigeben: Frau Muster kann die Schäden die von Benutzern mit dem Recht “Schadenmeldungen müssen freigegeben werden” einsehen, bearbeiten, an den Meldenden zurückgeben oder für die Übertragung an das MVP freigeben. Voraussetzung dafür ist zudem, das Recht die Schäden des Kunden einsehen und erfassen zu dürfen.

      Die freizugebenden Schäden sieht Frau Muster in einen weiteren Widget auf dem Dashboard der collaboration.

  • Der Anwender kann entscheiden, ob neu angelegte Verträge in die lokale MVP-Datenbank übertragen werden: Der Anwender kann ggf. durch das Recht “Vertragserfassung” Verträge erfassen, aber mit dieser Option nicht an den Makler übermitteln.

  • Angebotserstellung: Frau Muster kann in einen Tarifrechner abspringen. Beachten Sie dabei das den angegebenen con:center-Account die passenden Rechte hat. Siehe auch: Wie können Versicherungsnehmer und Vermittler den Zugriff auf NAFI erhalten? und Wie können Vermittler über NAFI einen Vertrag beantragen

  • Tabelle als Datei exportieren: Es gibt in der collaboration diverse Tabellenansichten. Mit dieser Option kann der Anwender sich den Inhalt der tabellen als Datei im Format CSV herunterladen. So ist es dem Anwender z.B. möglich sich selbst einen Vertragsspiegel zu erstellen.

  • Concenter Account: Wird nur für Angebotserstellung oder VU Auskunft benöiigt. Wählen Sie einen passenden con:center-Account und achten Sie darauf das dieser passende Rechte auf Tarifrechner oder VUs hat, für den Fall das der Anwender auf externe Dienste zugreifen darf. Siehe auch: con:center Benutzer für die assfinet cloud bzw. collaboration und Wie können Versicherungsnehmer und Vermittler den Zugriff auf NAFI erhalten?

  • Sachbearbeiter in collaboration anzeigen: Technisch ist ein Sachbearbeiter notwendig, wenn z.B. Vorgänge ausgelöst werden. Mit dieser Option können Sie festlegen ob der Anwender diesen Sehen darf oder nicht. Sie auch: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/54002201

  • Sachbearbeiter auswählen: Bestimmen Sie, welchen Sachbearbeiter aus dem MVP die ausgelösten Vorgänge zugewiesen werden sollen. Siehe auch: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/54002269
    Als auswählbare Sachbearbeiter stehen die MVP Benutzer zur Verfügung die Administrator oder Benutzer in Ihrer collaboration sind. Siehe auch: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/54002240

  • Begrüßungstext: Hier können Sie einen Text erstellen der in der collaboration unterhalb des Sachbearbeiters angezeigt wird. Je nach Inhalt könnte dies sehr Pflegeintensiv werden. Beachte Sie daher auch die Möglichkeit des Info-Widget https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/250871856 und die Infobox https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/298745953 .

Bereich: View Anpassungenü

Bereich: InfoWidget Einstellungen

Allgemein zum Infowidget: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/250871856

  • Infowidget anzeigen: Aktiviert die anzeige des Infowidget

  • Benutzer kann Infowidget ausblenden: Üblicherweise kann der Anwender die einzelnen Widgets ausblenden. Das InfoWidget kann nicht ausgeblendet werden, solange diese Funktion nicht aktiviert ist.

  • Bilddatei: Wahl des Bildes für diese Freischaltung

Bereich: Geteilt mit Benutzer

Sie können beliebig viele Benutzer in die Freischaltung aufnehmen. So können Sie mehreren Familenmitgliedern oder Sachbearbeitern eines Unternehmens eigene Benutzer zur Verfügung stellen.

Falls Sie hier die E-Mailadresse von ams Benutzern eintragen, erhalten diese damit Zugriff auf den gesamten Bestand, da die cloud die Benutzer/E-Mailadressen bereits als Maklermitarbeiter kennt. - Das kann so genutzt werden, jedoch führt dies oft zu Irritationen wenn dieses Feature und Auswirkungen beim Anwender nicht bekannt sind.

  • Tragen Sie die E-Mailadresse der Benutzer ein, die diese Freischaltung nutzen sollen. Hierbei werden automatisch die E-Mailadressen aus den Kunden vorgeschlagen.

    • Teilen: Übernimmt die E-Mailadresse und aktiviert den Zugriff. Sollte die E-Mailadresse noch nicht in der cloud bekannt sein, wird diese automatisch zur Registrierung eingeladen. Siehe auch: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/217546755
      Sollte die E-Mailadresse bereits für die Anmeldung an einem Service der assfinet cloud verwendet werden, wird keine E-Mail versendet. In dem Fall kann mit “Link versenden” der Kunde über die Zugriffsmöglichkeit hingewiesen werden.

    • Link versenden: Versendet an den Benutzer eine E-Mail zur Anmeldeseite der collaboration. Der Benutzername ist in diesem Fall vorbelegt. Der Anwender in der Funktion “Passwort vergessen” seine E-Mailadresse eingeben um sich selbst wieder in den Prozess der Passwortvergabe zu führen.

    • Freischaltungseinsicht: Öffnet die collaboration aus Sicht der Benutzers um so Ihre Konfiguration zu überprüfen

    • Entfernen: Löscht den Benutzer aus der Freischaltung. Dadurch hat der Benutzer kein Recht mehr über diese Freischaltung in den Bestand einzusehen.
      Sollten in dem Bestand mehrere Freischaltungen für den Benutzer existieren bleiben die anderen Freischaltungen unberührt. Auch wenn keine Freischaltung für der Benutzer mehr existiert, hat dieser weiterhin Zugriffsrecht auf den Posteingang, Postausgang und den Verlauf in der assfinet cloud.

Anmerkungen

  • YouTube Video zu dem Thema: https://www.youtube.com/watch?v=wK68uwWLOe4

  • Ihnen stehen noch weitere Funktionen bei der Einrichtung der Freischaltung zur Verfügung. Diese sind teilweise selbsterklärend oder bieten mit einem Fragezeichensysmbol eine Erklärung an.

  • Anstatt aus dem ams über den Menüpunkt "Einstellungen Freischaltungen" können Sie die Funktion auch über die Internetadresse https://drive-azure.assfinet.de/ erreichen. In dem Fall benötigen Sie dann Ihre Anmeldedaten für die cloud bzw. collaboration.

  • Die auswählbaren con:center Accounts können in Reiter Allgemein → concenter hinterlegt werden. Siehe auch: con:center Benutzer für die assfinet cloud bzw. collaboration

  • grün leuchtende Symbol “assfinet cloud”

    • Wenn in dem MVP in der Kundenmaske das Symbol “assfinet cloud” grün hinterlegt ist, existiert eine Einsicht über die collaboration in diesen Kunden.

    • Wenn in dem MVP in der Vertragsmaske das Symbol “assfinet cloud” grün hinterlegt ist, existiert eine Einsicht über die collaboration in diesen Vertrag.

    • Das MVP speichert zu Gunsten der Performance diese Information zwischen. Durch einen Neustart des MVP wird dies verworfen und bei erneuten Zugriff auf Kunden oder Vertragsmaske aktuell aus der cloud ausgelesen.